Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Team mødekoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret Team mødekoordinator til at sikre effektiv planlægning og afvikling af møder på tværs af organisationen. Som Team mødekoordinator vil du spille en central rolle i at understøtte samarbejdet mellem teams og ledelse ved at sikre, at møder bliver planlagt, forberedt og gennemført med høj kvalitet og professionalisme.
Dine primære opgaver vil inkludere koordinering af mødekalendere, udsendelse af dagsordener og referater, booking af mødelokaler og teknisk udstyr samt opfølgning på beslutninger og opgaver fra møderne. Du vil arbejde tæt sammen med ledere, teammedlemmer og administrative kolleger for at sikre, at alle møder forløber gnidningsfrit og effektivt.
Stillingen kræver stærke organisatoriske evner, sans for detaljer og evnen til at håndtere flere opgaver samtidigt. Du skal være komfortabel med at arbejde i et dynamisk miljø, hvor prioriteringer kan ændre sig hurtigt. Erfaring med kalenderstyring, mødeplanlægningsværktøjer og digital kommunikation er en fordel.
Vi lægger vægt på, at du er serviceminded, proaktiv og har gode kommunikationsevner – både skriftligt og mundtligt. Du skal kunne samarbejde med mange forskellige typer mennesker og bevare overblikket, selv når der er travlt.
Hvis du trives med at skabe struktur, understøtte teams og sikre, at møder bliver en effektiv del af arbejdsdagen, så er dette jobbet for dig. Vi tilbyder en spændende og alsidig stilling i en organisation med fokus på samarbejde, udvikling og trivsel.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlægning og koordinering af interne og eksterne møder
- Booking af mødelokaler og teknisk udstyr
- Udarbejdelse og udsendelse af dagsordener og referater
- Opfølgning på beslutninger og opgaver fra møder
- Vedligeholdelse af mødekalendere og tidsplaner
- Samarbejde med ledere og teammedlemmer om mødebehov
- Sikring af mødeeffektivitet og struktur
- Håndtering af ændringer og aflysninger
- Support til virtuelle møder og videokonferencer
- Overvågning af mødelogistik og forplejning
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med mødekoordinering eller administrativ support
- Stærke organisatoriske og planlægningsmæssige evner
- Gode kommunikationsevner på dansk – skriftligt og mundtligt
- Erfaring med Microsoft Outlook, Teams og lignende værktøjer
- Evne til at arbejde selvstændigt og tage initiativ
- Fleksibilitet og evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Serviceminded og samarbejdsorienteret tilgang
- Erfaring med referatskrivning og dokumentation
- Kendskab til digitale mødeplatforme
- Struktureret og detaljeorienteret arbejdsmåde
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Har du tidligere erfaring med mødekoordinering?
- Hvordan håndterer du ændringer i mødeplaner med kort varsel?
- Hvilke værktøjer bruger du til kalenderstyring?
- Hvordan sikrer du, at møder forløber effektivt?
- Har du erfaring med at skrive referater?
- Hvordan prioriterer du opgaver, når der er mange møder på én dag?
- Hvordan samarbejder du med ledere og teams om mødeplanlægning?
- Hvilke udfordringer har du mødt i tidligere koordineringsroller?
- Hvordan håndterer du tekniske problemer under virtuelle møder?
- Hvad motiverer dig i en koordinerende rolle?
